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I fatti
Un centro di biotecnologie di rilievo nazionale ha adottato una soluzione software per semplificare la gestione dei progetti di ricerca. La struttura ha integrato un modulo software personalizzato con l’ERP già in uso. L’intervento mira a mettere ordine tra budget, Stati di Avanzamento Lavori (SAL), documentazione e flussi contabili.
Impatto operativo
La soluzione riduce l’onere amministrativo sui ricercatori e centralizza le informazioni contabili. L’obiettivo dichiarato è rendere la rendicontazione più immediata e verificabile. Sul piano operativo, il sistema favorisce tracciabilità e controllo dei processi di spesa.
Sul piano operativo, il sistema favorisce tracciabilità e controllo dei processi di spesa. La soluzione è stata sviluppata in stretta collaborazione con l’ufficio amministrativo del centro. Il team ha adottato un approccio pratico: ascolto delle esigenze, mappatura dei processi e implementazione di funzionalità orientate agli operatori che si occupano di rendicontazione.
Il componente non sostituisce l’ERP ma ne amplia le capacità, offrendo una vista unica su ogni progetto e riducendo i passaggi manuali tra ricerca e contabilità. Il design operativo punta a garantire continuità tra pratica scientifica e controllo economico, migliorando monitoraggio e reportistica. È previsto un rollout graduale per permettere adeguamenti procedurali e formazione mirata del personale.
Architettura e integrazione con l’erp
Al centro dell’intervento tecnologico permane la piattaforma ERP come punto di verità per contabilità generale, magazzino e controllo di gestione. Su questa base è stato innestato il Modulo Progetti di Ricerca, concepito per orchestrare processi specifici della ricerca senza alterare la filiera gestionale esistente.
L’integrazione garantisce che ordini, ingressi di magazzino e ciclo passivo si riflettano automaticamente nella contabilità. La contabilità analitica consolida i dati per singolo progetto e centro di costo, permettendo reportistica dettagliata e controllo dei budget.
È previsto un rollout graduale per permettere adeguamenti procedurali e formazione mirata del personale. Durante le fasi iniziali verranno monitorati indicatori di performance e conformità, con aggiornamenti operativi mirati al progressivo allineamento dei processi.
Centro di costo e fascicolo amministrativo
A valle del monitoraggio degli indicatori, per ogni iniziativa viene aperto un centro di costo univoco che funge da riferimento per tutte le registrazioni analitiche.
Al centro di costo è associato un fascicolo amministrativo digitale, ospitato in uno spazio cloud dedicato. Il fascicolo amministrativo raccoglie contratti, fatture, documenti di trasporto e ogni elemento utile alla rendicontazione.
La struttura garantisce la tracciabilità completa: il singolo documento è collegato al riepilogo economico del progetto. Questo collegamento semplifica verifiche, audit e reporting operativo.
La gestione digitale dei documenti consente aggiornamenti in tempo reale e riduce i tempi di reperimento delle informazioni. L’archivio centralizzato facilita inoltre la produzione di evidenze contabili e amministrative richieste da stakeholder e autorità di controllo.
Monitoraggio tramite SAL e drill down
Il sistema organizza la rendicontazione attorno agli SAL e consente la gestione di più periodi di avanzamento in base alle scadenze previste dai bandi. Ogni SAL raccoglie dati granulari e li rende disponibili in una sintesi di budget consultabile dal responsabile scientifico e dall’amministrazione.
Attraverso un’analisi dettagliata è possibile passare dai valori aggregati ai singoli documenti, agevolando le verifiche e gli audit. La funzionalità di drill down semplifica il reperimento delle evidenze contabili e amministrative, mantenendo tracciabilità e controllo degli accessi. Il flusso informativo si integra con l’archivio centralizzato per supportare le richieste degli stakeholder e delle autorità di controllo.
Gestione dei costi non fatturati e del personale
Il flusso informativo si integra con l’archivio centralizzato e include anche le voci che non transitano per l’ordine a fornitore. Si tratta di contratti di collaborazione, missioni, rimborsi e spese generali. Questi elementi possono compromettere la rappresentazione economica del progetto se non vengono contabilizzati.
Il modulo introduce un’area dedicata all’ordinato di progetto, dove tali impegni vengono registrati e riconciliati con la contabilità. L’elemento è collegato al modello di contabilità analitica per garantire tracciabilità e coerenza dei dati. In tal modo si evita che costi rilevanti restino esclusi dal quadro economico del progetto.
Ruoli e flussi operativi
Il sistema centralizzato coordina le fasi di approvvigionamento e registrazione, evitando omissioni nel quadro economico del progetto.
Il processo si articola in passi distinti e formalizzati. Il ricercatore avvia la procedura presentando la richiesta d’acquisto sulla piattaforma. L’ufficio acquisti valida la richiesta e la trasforma in ordine. Il magazzino registra gli ingressi applicando la tracciatura a lotti. La contabilità aggiorna i registri e riconcilia le voci con il bilancio del progetto.
Il modulo funge da console centralizzata. Raccoglie e rende disponibili tutte le informazioni rilevanti, riducendo la necessità di consultare applicazioni separate. Ciò velocizza le verifiche e limita gli errori di imputazione contabile.
La sequenza operativa consente inoltre controlli puntuali sui fornitori e sulla disponibilità dei materiali. I dati tracciati per lotto facilitano le riconciliazioni e le attività di audit interno.
È in corso l’allineamento del modulo con le viste di progetto già presenti nel sistema. Lo sviluppo mira a garantire l’integrazione completa con l’ERP e a consolidare la vista unica del processo di approvvigionamento.
Risultati, governance e prospettive
La fase di implementazione ha generato benefici su tre piani: operativo, amministrativo e strategico. Sul piano operativo, i responsabili di progetto dispongono di accesso in tempo reale a spese e SAL, consentendo decisioni più rapide e fondate. A livello amministrativo, la rendicontazione risulta più strutturata e pronta per i controlli, grazie a report conformi alle regole dei bandi. Sul piano direzionale, la visione per progetto e centro di costo favorisce un linguaggio comune tra area scientifica e amministrazione e alimenta il controllo di gestione con dati affidabili. La strada indicata dallo sviluppo prosegue con l’integrazione completa con l’ERP e il consolidamento della vista unica del processo di approvvigionamento, passo ritenuto necessario per standardizzare ulteriormente le procedure e migliorare la tracciabilità.
Sviluppi e replicabilità
System integrator e centro di ricerca hanno sviluppato una soluzione modulare destinata a un singolo centro, con l’obiettivo di automatizzare integrazioni e migliorare la rendicontazione.
La scelta di basare il modulo su uno standard ERP rende il progetto industrializzabile e potenzialmente replicabile in altre realtà del settore. Questo approccio facilita la combinazione tra rigore contabile e agilità operativa nella ricerca, preservando la tracciabilità delle attività e la conformità ai vincoli amministrativi.
Il percorso ha richiesto una collaborazione integrata tra le parti, più vicina a un team unico che al tradizionale rapporto cliente‑fornitore. Tale metodo è risultato determinante per modellare la soluzione sulle esigenze operative e sui requisiti di rendicontazione stringenti.
Prossimi sviluppi includono l’estensione delle integrazioni verso la componente scientifica e la fase di ideazione dei progetti, con l’obiettivo di consolidare il modello e valutare la sua applicabilità ad altre strutture.