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La norma che obbliga il collegamento tra POS (fisici e virtuali) e registratori telematici è operativa dal 1° gennaio 2026, ma la funzionalità online per effettuare l’associazione è diventata disponibile il 5 marzo 2026 sul portale Fatture e corrispettivi. Il quadro regolatorio deriva dalla legge di bilancio 2026 (legge 207/2026, art. 1, commi 74-77) e dal provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2026, prot. 424470.
Le FAQ aggiornate al 17 e al 25 marzo 2026 chiariscono punti pratici come il trattamento degli assegni, la gestione dei Pos usati al domicilio del cliente e le modalità di accesso: sapere come muoversi è essenziale per evitare contestazioni o sanzioni amministrative.
Cosa significa concretamente il collegamento
Il collegamento è un’operazione logica effettuata tramite il portale e non richiede cablaggi o aggiornamenti dei dispositivi fisici. In sostanza, si abbina la matricola del registratore telematico o l’identificativo della procedura Documento commerciale online ai dati identificativi dei Pos (Terminal ID, acquirer, ecc.) e all’indirizzo dell’unità locale in cui operano. L’obiettivo è rendere coerenti le informazioni tra i corrispettivi trasmessi dall’RT e i pagamenti elettronici comunicati dagli operatori finanziari.
Dati richiesti e precompilazione
Per avviare l’operazione è necessario accedere con SPID, CIE o CNS all’area riservata e entrare nella funzione Gestione collegamenti. La procedura spesso mostra un elenco precompilato di Pos derivante dalle comunicazioni degli acquirer; l’esercente deve verificare la corrispondenza con i propri contratti e report del transato, inserendo manualmente eventuali dispositivi mancanti e indicando il numero di contratto quando richiesto.
Chi deve fare il collegamento e chi è escluso
Sono tenuti all’adempimento gli operatori che effettuano operazioni al dettaglio (ai sensi dell’art. 22 DPR 633/1972), chi memorizza e trasmette i corrispettivi tramite RT, server‑RT o soluzioni equivalenti e chi accetta pagamenti elettronici tramite Pos, piattaforme online o app. In parole semplici: negozi, bar, ristoranti, artigiani e simili che emettono documenti commerciali e incassano con carta o wallet.
Esclusioni e casi particolari
Non rientrano nell’obbligo alcune categorie di corrispettivi, per esempio quelli erogati dai distributori automatici, alcuni servizi legati ai carburanti o operazioni espressamente esonerate dalla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi. Se un Pos è usato esclusivamente per operazioni esentate, va indicato nella procedura come Pos non collegato. Se invece lo stesso dispositivo serve sia operazioni esonerate sia operazioni certificate, il Pos deve essere collegato e le operazioni esonerate annotate con le nature IVA appropriate (ad esempio N2 quando previsto).
Scadenze, regole operative e deleghe
Le date da ricordare sono precise: l’obbligo è vigente dal 1° gennaio 2026; la procedura è attiva dal 5 marzo 2026; la prima comunicazione relativa ai Pos utilizzati a gennaio 2026 deve essere completata entro il 20 aprile 2026. Per i Pos attivati successivamente, il collegamento va registrato tra il sesto e l’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo all’attivazione o alla variazione.
Ad esempio, un nuovo Pos attivato il 19 marzo 2026 deve essere collegato tra il 6 e il 31 maggio 2026; i collegamenti fatti in quel periodo riporteranno come data di riferimento marzo 2026. Le variazioni (spostamento di Pos su altro RT, attivazione o dismissione di RT/Pos) seguono lo stesso calendario.
Delega e limiti
La comunicazione può essere fatta direttamente dall’esercente o da un intermediario delegato al servizio Accreditamento e censimento dispositivi. Attenzione: chi usa la procedura semplificata Documento commerciale online deve effettuare l’abbinamento personalmente, perché in quel caso la delega non è ammessa. Se nella procedura non compare il link per il collegamento, la prima verifica da fare è il proprio accreditamento nell’area Corrispettivi.
Casi pratici e problematiche ricorrenti
Nella gestione quotidiana emergono spesso dubbi su modalità di pagamento e coerenza dei dati. Le FAQ chiariscono che assegni bancari e circolari vanno indicati nel documento commerciale come contante, perché non rientrano nei pagamenti elettronici da collegare tramite la procedura. Il bonifico è un pagamento elettronico, ma non richiede un collegamento Pos‑RT: la sua tracciabilità si basa sull’estratto conto bancario.
Se uno scontrino viene emesso con pagamento Pos ma alla fine il cliente paga in contanti per malfunzionamento, non esiste oggi una funzione per rettificare lo scontrino: è consigliabile conservare evidenze interne (annotazioni, segnalazioni al provider) e mantenere una quadratura giornaliera che giustifichi eventuali scostamenti tra transati e corrispettivi trasmessi.
Infine, il collegamento può essere multiplo: un Pos può essere associato a più RT nello stesso esercizio e uno stesso RT può avere più Pos collegati, utile per realtà con ridondanza o più punti cassa. Non esiste invece alcun collegamento logico previsto tra fatturazione elettronica e i Pos: per le fatture rimane sufficiente indicare correttamente la modalità di pagamento nel tracciato XML.
Per concludere, la parola d’ordine è organizzazione: fare un censimento preventivo dei dispositivi, confrontare i dati con i report degli acquirer e rispettare le finestre temporali indicate (in particolare la scadenza del 20 aprile 2026 per i Pos di gennaio) riduce il rischio di errori. In caso di dubbi, verificare l’accreditamento sul portale e consultare le istruzioni pubblicate dall’Agenzia delle Entrate.