Le organizzazioni pubbliche e private si trovano a gestire una trasformazione complessa: da un lato le esigenze normative europee, dall’altro l’espansione delle piattaforme digitali e delle tecnologie di intelligenza artificiale. Questo articolo ricostruisce le quattro direttrici che stanno ridefinendo la conservazione a norma e i fascicoli informatici, mettendo in relazione modelli di riferimento, standard tecnici e pratiche operative.
Il punto di partenza è il modello di riferimento OAIS (ISO 14721), recepito in Italia nelle indicazioni del CAD e nelle Linee Guida AgID. Questi riferimenti attribuiscono valore ai pacchetti informativi: SIP, AIP e DIP, standardizzati anche tramite la UNI 11386 nota come SInCRO. La combinazione di regole archivistiche, obblighi giuridici e tecnologia è la base per mantenere il valore probatorio dei documenti.
Quadro normativo e standard di riferimento
Negli ultimi anni la regolazione europea ha introdotto novità sostanziali: il cosiddetto eIDAS 2 (Regolamento Ue 2026/1183) ridefinisce ruoli e servizi fiduciari e, con l’applicazione operativa del Regolamento di esecuzione (UE) 2026/2532 pubblicato il 16 dicembre 2026, stabilisce requisiti tecnici per i servizi di conservazione digitale qualificata. Tra gli standard tecnici citati spicca il CEN/TS 18170:2026, che suggerisce l’uso di METS e PREMIS per gestire metadata ed eventi di conservazione.
Archivi come bene culturale e obblighi pubblici
Nel contesto pubblico il Codice dei Beni Culturali (Dlgs.42/2004 art.10.2.b) considera gli archivi e i documenti amministrativi come beni culturali fin dalla loro formazione, con conseguenti obblighi di tutela. La gestione documentale diventa così una pratica che deve coniugare memoria storica e conformità giuridica, richiedendo pianificazione a lungo termine e competenze archivistiche integrate nei sistemi informativi.
Le quattro tendenze che determinano il cambiamento
Possiamo sintetizzare le traiettorie evolutive in quattro linee: eArchiving come servizio regolamentato, la diffusione di file system e cloud, l’integrazione con applicazioni verticali e l’uso dell’intelligenza artificiale per valorizzare contenuti e metadati. Queste direzioni non avanzano in isolamento: la loro combinazione determina scenari operativi diversi a seconda della cultura organizzativa e degli ecosistemi di mercato.
EArchiving, file system e interoperabilità
La prima traiettoria è ormai vincolante: il regolamento europeo specifica requisiti per i servizi qualificati di eArchiving, imponendo alle soluzioni di conformarsi a criteri di sicurezza e metadatazione. Sul piano operativo molte organizzazioni continuano a produrre documenti con pacchetti office e a conservarli su file server o in cloud. La sfida sta nel garantire che questi depositi siano riconosciuti in modo archivistico e comunicare efficacemente con i sistemi di conservazione tramite livelli di traduzione semantica e regole di interoperabilità.
Verticali, metadati e intelligenza artificiale
Le applicazioni verticali generano documenti alla fonte: per evitare silos informativi, i sistemi di gestione documentale devono intercettare e arricchire automaticamente i file con metadati utili alla conservazione. Qui entra in gioco l’intelligenza artificiale, che può abilitare ricerca semantica, automazione della metadatazione e persino valutazioni predittive su conservazione e selezione/scarto. Progetti nazionali e finanziati dal PNRR mostrano come l’AI possa rendere gli archivi più navigabili e interoperabili.
Interoperabilità e norme supplementari
Standard come l’ISO/IEC 7538:2026 sulla disposition degli archivi indicano strumenti per la selezione e lo scarto, elementi che integrano le pratiche di conservazione. A livello operativo è opportuno che i Manuali di Gestione contemplino criteri per file system, cloud e piattaforme verticali, definendo ruoli, permessi e valore giuridico dei documenti secondo le Linee Guida AgID.
Scenari pratici e raccomandazioni operative
Sul breve termine molte organizzazioni opteranno per interventi incrementali: aggiornare formati (es. EA-PDF) o adottare servizi qualificati di eArchiving mantenendo il resto dell’architettura invariato. Tuttavia una strategia sostenibile richiede un approccio stratificato che integri file system, cloud, applicazioni verticali e capacità di AI. È importante valorizzare risorse interne, competenze archivistiche e aderire alle certificazioni previste da eIDAS 2 quando necessario.
Infine, la via da seguire dipenderà dalla cultura organizzativa e dal contesto nazionale: alcuni Paesi privilegiano soluzioni che cristallizzano il documento tramite firme o sigilli qualificati, altri mantengono un forte orientamento verso la conservazione come bene pubblico di lungo periodo. In ogni caso, il percorso più efficace rimane quello che bilancia rigore normativo, interoperabilità tecnica e innovazione applicativa.