La fiera è un concentrato di opportunità, ma senza un playbook chiaro si trasformano in contatti freddi. Serve un copione che tenga il ritmo, domande che facciano emergere priorità reali e una meccanica CRM a prova di caos da stand. L’obiettivo è semplice: in 15 minuti ottenere un impegno concreto e documentarlo in modo tracciabile, riducendo al minimo i passaggi manuali e le perdite di informazione tra SDR e account manager.
Di seguito un modello operativo, con script pronti, checklist per lo schedullingcampi minimi da valorizzare nel CRM e sequenze di follow-up ottimizzate per velocità e persistenza. È pensato per team snelli, adattabile a qualsiasi settore B2B e allineato al ritmo serrato di una fiera.
Preparazione e scheduling: timeboxing, QR e slot di 20 minuti
Pre-fiera: pubblicare un link di prenotazione con slot da 20 minuti (15 di meeting + 5 di buffer) e QR code stampati su roll-up e badge. Allo stand: un scheduler condiviso (tablet) e una coda “walk-in” con cartellini orari. Regole: massimo 3 slot consecutivi per persona, timeboxing rigoroso con timer visibile e handoff immediato se l’interlocutore non è il profilo target. No-shows: messaggio automatico dopo 3 minuti con nuovo link. Tutti gli appuntamenti generano automaticamente un lead precompilato nel CRM (fonte: Fiera X, giorno, fascia oraria, owner temporaneo: SDR). Nessun biglietto da visita senza foto: scatto e allegato in scheda.
Script da 15 minuti: ruoli, frasi chiave e ritmo
Minuto 0-2 (SDR): apertura con contesto e value hook“Grazie per il tempo, in 15 minuti validiamo se risolviamo [problema]. Se ha senso, fissiamo una sessione più ampia con il suo team”. Minuto 2-6: 3 domande di qualificazione (vedi sotto) e mirroring del lessico dell’interlocutore. Minuto 6-10 (AM): micro-demo guidata su 1-2 scenari, zero slide, una prova concreta. Frase chiave: “Questa è la parte rilevante per [ruolo].” Minuto 10-13: proposta di next step con data, partecipanti e obiettivo. Minuto 13-15: ricapitolazione in 30 secondi, conferma calendario da dispositivo, salvataggio nel CRM davanti al prospect. Se non c’è fit, indirizzare verso risorsa gratuita e chiedere referral interno.
Domande di qualificazione: CHAMP snello per fiera
In fiera serve una versione compressa di CHAMP (Challenges, Authority, Money, Prioritization). Tre domande bastano: 1) Challenge“Qual è l’ostacolo che vuole risolvere nei prossimi 90 giorni su [ambito]?” 2) Authority“Chi, oltre a lei, deve dire sì per partire?” 3) Prioritization/Money“Se la soluzione mostra ROI entro il Q, può diventare prioritaria e trovare budget?” Segnali verdi: problema misurabile, sponsor chiaro, finestra temporale definita. Segnali rossi: curiosità generica, catena decisionale opaca, tempi >6 mesi. Evitare liste infinite: massimo 90 secondi totali per le risposte, poi passare alla micro-demo o al disqualify.
Next step e handoff: dal commitment al calendario
Il next step non è un “ci aggiorniamo” ma un meeting datato con agenda. Formula: “30 minuti, entro 10 giorni, con [ruoli] e obiettivo [KPI].” Proporre due slot precisi, condividere l’invito dal calendario e ottenere conferma live. Handoff: se l’SDR apre l’incontro in fiera, l’owner del follow-up diventa l’account manager. Regola d’oro: email congiunta entro 2 ore (o fine giornata) con recap a bullet, materiali promessi e link all’invito. Se il prospect rifiuta lo scheduling: inviare alternativa asincrona (video di 3 minuti personalizzato) e impostare task di recall a 48 ore.
Registrazione nel CRM: campi minimi, tag e note
Campo obbligatori in tempo reale: Fonte (Fiera [nome] + giorno), Persona (ruolo, seniority, telefono diretto), Azienda (settore, dimensione), Stadio (MQL/SQL), Owner (AM), Next step (data/ora), Tag (stand, sessione, tema). Note strutturate in tre righe: problema, urgenza, autorità. Allegati: foto biglietto e screenshot invito calendario. No romanzi: 500 caratteri bastano. Automazioni: creazione automatica di deal con pipeline “Fiera”, valore placeholder, SLA di contatto entro 24 ore. Dashboard giornaliera: meeting fissati, conversione a SQL, no-show.
Sequenze di follow-up: 7 touch in 10 giorni
Struttura consigliata, multicanale e breve. Giorno 0: email recap (3 bullet) + invito calendario. Giorno 1: richiesta LinkedIn con nota di 140 caratteri. Giorno 2: chiamata di conferma partecipanti. Giorno 4: email caso d’uso mirato (vertical) + snippet ROI. Giorno 6: voicemail di 20 secondi. Giorno 8: messaggio LinkedIn con micro-video di 60 secondi. Giorno 10: email “last check” con due slot. Regole: oggetto chiaro, massimo 80 parole, CTA unico. Se risponde ma rimanda, impostare caduta morbida (nurturing mensile). Se ghosting, chiudere come nurture e riattivare a 90 giorni con spunto evento o release.
